Онлайн-кассы для ИП

Что такое онлайн-касса

                    

Онлайн-касса – это контрольно-кассовая техника, или ККТ, с модулем для выхода в интернет и фискальным накопителем.

Переход на применение контрольно-кассовой техники (ККТ) начался с 2017 года и проходил несколько «волн» обязательной кассовой автоматизации. Крупные участники рынка перешли на онлайн-кассы самыми первыми, малому бизнесу дали отсрочку до 1 июля 2021 года, чтобы он мог реализовать свое право и перейти на специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (НПД).

Требования к применению онлайн-касс основываются на нормативной базе:

Федеральный закон от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»
Приказ ФНС от 14.09.2020 года № ЕД-7-20/662@ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию»
КоАП РФ ст.14.5 Штрафы в сфере ККТ
Постановления Правительства и приказы ФНС

Кто переходит на онлайн-кассы в 2021 году

1 июля 2021 года заканчивается отсрочка по применению онлайн-касс для ИП без сотрудников, которые продают товары собственного производства или самостоятельно оказывают услуги. Индивидуальные предприниматели должны приобрести онлайн-кассы и поставить их на учет.

В каких случаях онлайн-касса не нужна

ККТ обязаны применять не все ИП. Полный перечень видов деятельности приведен в ст.2 закона 54-ФЗ.

Среди исключений:

Плательщики НПД;
Кредитные организации;
Безналичные расчеты между ЮЛ и ИП;
Труднодоступные местности (необходимо выдавать документ о расчете вместо чека по требованию);
Присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми, инвалидами;
Сдача индивидуальным предпринимателем жилых помещений, принадлежащих ему по праву собственности;
Страховые агенты (физлица);
Реализация изделий народных художественных промыслов;
Ремонт и окраска обуви;
Изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей.

Индивидуальные предприниматели, работающие на ПСН (патентной системе налогообложения), также не применяют контрольно-кассовую технику, если их деятельность связана с:

Пошивом меховых и кожаных изделий, изготовлением ковров, ремонтом очков;
Ремонтом мебели, жилых и нежилых помещений, ювелирных изделий и бижутерии;
С услугами (фотоателье, обучение населения, разработка компьютерного ПО и др.).

Вместо чека им необходимо выдавать документ, подтверждающий расчет (квитанция об оплате).

Что потребуется кроме кассы

                                                       

С помощью онлайн-касс необходимо формировать электронные чеки и направлять их в режиме реального времени в ФНС через авторизованного оператора фискальных данных (ОФД). Сервис ОФД платный. Предприниматель должен заключить обязательный контракт с оператором, стоимость которого порядка 3000 рублей в год.

Владельцам бизнеса, кто обязан использовать онлайн-кассы, требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП) для подтверждения подлинности документации и ее принадлежности автору. Разновидности КЭП, правила ее выдачи и использования регламентированы Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Без электронной подписи невозможно зарегистрировать ККТ в Федеральной налоговой службе и оформить договор с оператором ОФД.

Онлайн-касса должна передавать данные о платежах по интернету. Для этого нужен фискальный накопитель. Первый момент, на который стоит обратить самое пристальное внимание, при покупке онлайн-кассы – какой фискальный накопитель поставщик оборудования предлагает в составе ККТ. Лучше сразу искать кассу, в которой установлен фискальный накопитель с поддержкой формата фискальных документов (ФФД) 1.2.  Как правило, это фискальные накопители с маркировкой ФН-М. Фискальные накопители с поддержкой ФФД 1.05 и 1.1 можно ставить на учет до 06.08.2021 года. После 6 августа 2021 года перерегистрация контрольно-кассовой техники, в составе которой ФНы, поддерживающие ФФД 1.05 и 1.1, будет невозможна.

Также необходимо обратить внимание на срок действия фискального накопителя. Он зависит от применяемой системы налогообложения и от того, чем именно вы торгуете.

Фискальный накопитель со сроком 36 месяцев подойдет:

если ИП или ООО оказывает услуги;
ИП и ООО на УСН или ЕСХН;
ИП работает на патенте.

В некоторых случаях продавцы могут устанавливать накопители на 15 месяцев:

если у них сезонная работа;
они совмещают два режима, один из которых ОСН. Например, ИП одновременно работает на патенте и ОСН;
они используют онлайн-кассу, которая работает в автономном режиме — не передает чеки в налоговую через ОФД. Так работают кассы на территориях, которые включены в список удаленных от сетей связи. Это населенные пункты, где проживает менее 10 тысяч человек, — местные органы власти утверждают списки таких мест;
компания или ИП — платежный агент. То есть тот, кто принимает наличные платежи физи­ческих лиц, например, за интернет, телефон, сотовую связь, ЖКУ и так далее;

Если ООО и ИП на спецрежиме торгуют подакцизными товарами, они должны использовать накопитель на 15 месяцев.

Как выбрать онлайн-кассу

Касса должна регулярно получать обновления. Необходимо уточнить у продавца ККТ, получает ли касса обновления прошивки и будет ли это происходить в будущем. Обновление кассы происходит двумя путями: предприниматель относит кассу в авторизованный сервисный центр, и специалист центра технического обслуживания (ЦТО) ее обновляет. Онлайн-касса также может получать обновления через интернет. Вариант получения обновлений через Интернет удобнее и быстрее, однако, это дополнительные затраты: стоимость регулярных обновлений в течение одного года может превышать первоначальную стоимость ККТ.  Обратите внимание на такой момент, доступны ли вам изначально все функции, которые понадобятся в работе.

Как заносить товар в кассу? Владелец кассы может загружать товары через Личный кабинет с помощью Excel-файла или товароучетной системы. В ЛК отображаются ключевые показатели бизнеса: он позволяет управлять бизнес-процессами удаленно и принимать решения на основании аналитики, а не интуитивно. Владелец кассы из веб-интерфейса следит за продажами, работает с отчетами, создает, редактирует и автоматически загружает на все кассы товарную базу, подключает внешние товароучетные системы.

В соответствии с требованиями закона 54-ФЗ, электронный чек (ЭЧ) должен формироваться в момент приобретения товара и в режиме реального времени отправляться в систему ОФД и (по запросу) покупателю на e-mail или мобильный телефон. А это значит, что у предпринимателя должен быть решен вопрос стабильной беспроводной связи в месте использования ККТ.

Онлайн-касса должна соответствовать требованиям 54-ФЗ. Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте Федеральной налоговой службы.

Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, смарт-терминалы, POS-системы. Иногда вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор.

Автономная касса имеет небольшой экран, она похожа на калькулятор с кнопками. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, Атол 91Ф Lite, Атол 91Ф, Атол 92Ф, Меркурий 185Ф.

Смарт-терминал — современный кассовый аппарат, который поставляется с операционными системами, имеющими яркий и доступный интерфейс, возможностью подключения к интернету и оператору фискальных данных. На дисплей выводится вся необходимая информация: категории товаров и названия конкретных продуктов, управляющие элементы и др. Диагонали экранов стартуют от 5 дюймов. Сам терминал, как правило, работает под управлением Android не ниже 7 версии или другой современной операционной системы.

POS-система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: например, онлайн-касса, сканер штрихкодов, весы. С ее помощью автоматизируют работу магазина: загружают в кассу товары и цены, отслеживают печать ценников, закрытие и открытие смены, добавляют акции, распродажи и скидки.

Для того, чтобы начать работать с ККТ, нужно пройти шаги по регистрации онлайн-кассы на сайте ФНС:

Подать заявление в ФНС подписать его КЭП;
Получить отчет о регистрации ККТ;
Передать в ФНС данные из отчета;
После того, как касса поставлена на учет, подключить ее к ОФД.

Проблемы возникают в том случае, если неправильно вводится регистрационный номер, а также расходятся регистрационные данные и настройки ККТ. Подобная ошибка недопустима, так как она приводит к тому, что ФН выходит из строя. Поэтому, если вы не квалифицированный IT-специалист, то рекомендуется доверить операцию по регистрации кассы в ФНС компании, которая профессионально этим занимается и имеет статус авторизованного сервисного центра.